Datenschutzrichtlinie

Version gilt ab dem 12. August 2026.

In dieser Datenschutzrichtlinie erklären wir, wie Balcia Insurance SE Ihre persönlichen Daten verarbeitet. Wir erkennen an, dass der Schutz personenbezogener Daten eine fortlaufende Verantwortung ist, und wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Dienstleistungen oder rechtlichen Verpflichtungen zu berücksichtigen.

Bitte lesen Sie diese Datenschutzrichtlinie sorgfältig. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte über die unten angegebenen Kontaktinformationen.

1. Definitionen

In dieser Datenschutzrichtlinie:

• Wir, uns, unser Balcia – Balcia Insurance SE, ein Unternehmen, das in Lettland unter der Registrierungsnummer 40003159840 registriert ist, mit Sitz in der K. Valdemara Straße 63, Riga, LV-1142, Lettland.
• Zweigstellen / lokale Präsenz – Balcia handelt:
  • in Deutschland über seine deutsche Niederlassung, registriert unter HRB 49268, Adresse: Mainzer Str. 75, 65189 Wiesbaden;
  • in Polen über seine polnische Niederlassung, KRS: 0000493693, NIP: 108 001 65 34, REGON: 147065333, Adresse: Al. Jerozolimskie 136, 02-305 Warschau;
  • in Litauen, über seine litauische Niederlassung, registriert unter 304498010, Adresse: Ukmergės g. 126, Vilnius LT-08100;
  • in Estland, über seine estnische Niederlassung, registriert unter 16783777, Adresse Valukoja tn 10, Tallinn 11415, Estland;
  • in Frankreich und Italien unter dem Regelungsrecht der Erbringung von Dienstleistungen, wo anwendbar.
• Dienstleistungen – Versicherungsdienstleistungen, die von Balcia für Firmenfahrzeugflottenversicherungen angeboten werden.
• Sie – Vertreter und Kontaktpersonen des Versicherungsnehmers, Fahrer, Fahrzeugnutzer, Mitarbeiter, Anspruchsteller, verletzte Dritte, Fahrgäste, Kostenträger, autorisierte Vertreter und Kontaktpersonen; auch Website-Nutzer, wo relevant.
• Versicherungsvertrag – ein Versicherungsvertrag, der mit Balcia abgeschlossen wurde.
• Website – Balcia Website, über die wir Informationen oder Dienstleistungen bereitstellen.
• DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679.

2. Wer ist der Verantwortliche für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten?

Der Verantwortliche Ihrer persönlichen Daten ist:

Balcia Versicherung SE
Registrierungsnummer 40003159840
K. Valdemara Straße 63, Riga, LV-1142, Lettland
Telefon: +371 67030500;

Sie erreichen unsere deutsche Niederlassung hier:

Balcia Insurance SE
Niederlassung Deutschland
Mainzer Str. 75
65189 Wiesbaden
Telefon: +49 611 23668925

3. Wie können Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren?

CTM-COM GmbH
Marienburgstraße 27
64297 Darmstadt
Tel.: +49 6151 3942-72
E-Mail: datenschutz@ctm-com.de

4. Welche personenbezogenen Daten erheben wir und zu welchen Zwecken verwenden wir sie?

4.1. Erstellung von Angeboten und Abschluss von Flottenversicherungsverträgen

Wir verarbeiten persönliche Daten, um Angebote zu erstellen, das Versicherungsrisiko zu bewerten, die Prämie zu berechnen und Flottenversicherungsverträge abzuschließen, bei denen der Versicherungsnehmer eine juristische Person ist.

In dieser Phase verarbeiten wir nur personenbezogene Daten der Kontaktpersonen, autorisierten Vertreter und Unterzeichner des Versicherungsnehmers, soweit dies für die Kommunikation, das Angebot, die Erstellung und den Abschluss des Vertrags erforderlich ist.

4.2. Verwaltung von Kfz-Versicherungsverträgen

Wir verarbeiten persönliche Daten, um Flottenversicherungsverträge während der gesamten Laufzeit zu verwalten, einschließlich Änderungen, Verlängerungen, Stornierungen, Prämienzahlungen, Kommunikation und Buchführung.

Zu diesen Zwecken verarbeiten wir nur personenbezogene Daten der Kontaktpersonen, autorisierten Vertreter und Unterzeichner des Versicherungsnehmers, soweit dies für Vertragsverwaltung und -kommunikation erforderlich ist.

4.3. Bearbeitung und Beilegung von Kfz-Schadensfällen im Rahmen von Flottenversicherungsverträgen

Wir verarbeiten persönliche Daten, um Ansprüche aus Kraftfahrzeugversicherungsverträgen zu registrieren, zu untersuchen, zu bewerten, zu verwalten und beizulegen.

Im Falle eines Unfalls oder eines anderen versicherten Ereignisses können wir personenbezogene Daten nicht nur der Vertreter des Versicherungsnehmers, sondern auch von Fahrern, Insassen, Verletzten Personen, Anspruchstellern, Begünstigten, Zeugen, autorisierten Vertretern und anderen an der Schadensmeldung beteiligten Personen verarbeiten.

4.4. Überprüfung versicherter Ereignisse, Betrugsprävention und rechtlicher Schutz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um versicherte Ereignisse zu überprüfen, Betrug oder unehrliches Verhalten zu verhindern und aufzudecken, unsere Rechte sowie die unserer Kunden und anderer zu schützen, Beweise aufzubewahren und Streitfälle, Rückforderungen, Ansprüche und Forderungen einzutreiben.

Zu diesen Zwecken können wir persönliche Daten der Vertreter und Kontaktpersonen des Versicherungsnehmers sowie von Fahrern, Passagieren, Verletzten Personen, Anspruchstellern, Begünstigten, Zeugen, Befugten und anderen an der versicherten Veranstaltung, dem Schaden oder den damit verbundenen Verfahren beteiligten Personen verarbeiten.

4.5. Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Gesetze einzuhalten. Dazu gehören auch unsere Pflichten gegenüber Aufsichtsbehörden, Gerichten, Strafverfolgungsbehörden, Steuerbehörden und anderen öffentlichen Stellen.

4.6. Kundenservice – Anfragen, Anliegen und Beschwerden

Wenn Sie uns kontaktieren, bearbeiten wir die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um Ihre Anfrage, Anliegen oder Beschwerde zu prüfen und Ihnen zu antworten.

4.7. Website-Verwaltung, Analyse und Sicherheit

Wenn Sie unsere Website besuchen und durchsuchen, um die Website und das Nutzererlebnis zu betreiben, zu unterstützen, zu sichern und zu verbessern, verarbeiten wir bestimmte technische und Nutzungsdaten.

Cookies werden auf der Website verwendet. Weitere Informationen zu auf der Website verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

5. Aus welchen Quellen erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erhalten personenbezogene Daten:

• direkt von Ihnen;
• vom Versicherungsnehmer, wenn Sie als Kontaktperson, bevollmächtigter Vertreter oder Unterzeichner agieren oder wenn Sie Fahrer, Beifahrer, Begünstigter oder eine andere Person sind, die mit dem Flottenversicherungsvertrag oder dem versicherten Ereignis verbunden ist;
• von Versicherungsvermittlern, Distributoren, Maklern oder Agenten, die am Verkauf, der Vermittlung oder Verwaltung von Flottenversicherungen beteiligt sind;
• von Klägern, verletzten Dritten, Zeugen oder bevollmächtigten Vertretern;
• von Reparaturarbeitern, Werkstätten, Abschleppfirmen, Experten, Schadensregulierern, Anwälten, medizinischen Fachkräften und anderen Dienstleistern, die an der Schadensbearbeitung beteiligt sind;
• aus öffentlichen Registern, nationalen Datenbanken, zuständigen Behörden, Gerichten, Strafverfolgungsbehörden und Aufsichtsbehörden, sofern rechtlich zulässig;
• von anderen Versicherern, Schadensvertretern, Korrespondenten oder Büros im Zusammenhang mit Kfz-Schadensfällen, einschließlich grenzüberschreitender Ansprüche;
• von Ihrer Nutzung der Website und anderer Kommunikationskanäle.

6. Geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiter?

Wir können, wo notwendig und rechtmäßig, Ihre persönlichen Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln:

6.1. Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig werden

Um unsere Dienstleistungen anzubieten, greifen wir auf verschiedene Dienstleister zurück, wie zum Beispiel:

• IT-, Hosting-, Cloud- und Softwareanbieter;
• Dokumentenmanagement-, Druck-, Archivierungs- und Postdienstleister;
• Callcenter- und Kundensupport-Anbieter;
• Zahlungsdienstleister und Banken;
• Anbieter von Schadensbearbeitungsdiensten;
• Reparaturwerkstätten, Garagen, Abschleppdienste und technische Experten;
• Rechts-, Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Compliance-Berater.

Soweit diese Empfänger als Auftragsverarbeiter agieren, stellen wir sicher, dass sie personenbezogene Daten nur nach unseren dokumentierten Weisungen und unter entsprechenden vertraglichen und sicherheitsrelevanten (technisch und organisatorisch) Schutzmaßnahmen gemäß der DSGVO verarbeiten.

6.2. Weitere Empfänger, die als eigenständig Verantwortliche agieren

Falls notwendig und rechtlich gerechtfertigt, stellen wir Ihre persönlichen Daten auch eigenständig Datenverantwortlichen zur Verfügung, wie zum Beispiel:

• Versicherungsvermittler, die an Versicherungsverträgen beteiligt sind;
• Experten, Anwälte, Inkassodienstleister und medizinische Dienstleister, wo relevant;
• Aufsichtsbehörden, Gerichte, Steuerbehörden, Strafverfolgungsbehörden und andere zuständige Behörden;
• andere Versicherer oder Einrichtungen, die in Unfall- und Schadensmanagement tätig sind, sofern notwendig und rechtlich zulässig.

6.3. Grenzüberschreitende Kfz-Schadensfälle

Im Falle eines Verkehrsunfalls oder eines Anspruchs in einem anderen Land können wir Ihre persönlichen Daten an:

• unser Green-Card-Korrespondent;
• Unser Schadensvertreter;
• relevante Büros oder andere Schadensabwicklungsstellen, soweit dies für die Bearbeitung und Abwicklung des Kfz-Anspruchs gemäß den geltenden Kfz-Versicherungsregeln erforderlich ist.

7. Übermitteln wir Ihre persönlichen Daten außerhalb der EWR?

Wir übertragen in der Regel keine personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). In seltenen Fällen müssen wir dies jedoch tun, wenn ein Verkehrsunfall, ein Versicherungsanspruch oder eine verwandte Angelegenheit ein anderes Land betrifft. Wir übertragen die Daten nur, wenn dies für den Versicherungsvertrag, zur Bearbeitung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung rechtlicher oder regulatorischer Anforderungen erforderlich ist. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass die Übertragung den geltenden Datenschutzgesetzen entspricht und auf einem geeigneten Übermittlungsmechanismus basiert, wie etwa ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, den von der Europäischen Kommission angenommenen Standardvertragsklauseln oder, wo zutreffend, einer Ausnahme gemäß Artikel 49 DSGVO.

8. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir bewahren die personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie sie für die in Abschnitt 4 erklärten Zwecke benötigt werden. Für jeden Zweck bewahren wir die Daten nicht länger als die dort angegebene Aufbewahrungsfrist und nicht länger als nötig auf.

Wenn diese Datenschutzrichtlinie keine spezifische Aufbewahrungsfrist vorsieht, bewahren wir Ihre persönlichen Daten nur so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck oder so lange benötigt werden, wie es das Gesetz vorschreibt.

Sobald die relevante Aufbewahrungsfrist endet, werden wir Ihre persönlichen Daten so schnell wie vernünftigerweise möglich löschen, anonymisieren oder datenschutzkonform entsorgen.

Wenn dieselben personenbezogenen Daten für mehr als einen Zweck verwendet werden und unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten, behalten wir sie für den längsten anwendbaren Zeitraum.

Ihre personenbezogenen Daten können nur dann länger gespeichert werden als oben angegeben, wenn:

• Solche Daten für die ordnungsgemäße Verwaltung von Ansprüchen, Streitigkeiten, Beschwerden oder Klagemöglichkeiten erforderlich sind;
• dies ist notwendig für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist;
• berechtigte Verdachtsmomente auf Betrug, rechtswidriges Verhalten oder andere untersuchte Angelegenheiten bestehen;
• Dies ist notwendig ist, um die Funktionsweise, Widerstandsfähigkeit, Integrität oder Rückverfolgbarkeit von Systemen, Backups und Datensätzen sicherzustellen;
• Nach geltendem Recht eine längere Aufbewahrungsfrist erforderlich ist.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Wir können automatisierte Verfahren, einschließlich Profiling, zur Unterstützung der Versicherungsrisikobewertung, Preisgestaltung und Kostenvoranschläge verwenden. Wo Profiling erfolgt, basiert es auf Daten zur versicherten Flotte, der angeforderten Deckung sowie zur Versicherungs- und Schadenshistorie und nicht auf personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen des Versicherungsnehmers. Wir treffen jedoch keine Entscheidungen ausschließlich auf der Grundlage automatisierter Verarbeitung, die rechtliche Auswirkungen auf Sie hat oder Sie in ähnlicher Weise wesentlich betrifft. Sie können der Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, wie in Abschnitt 10.4 beschrieben, widersprechen.

10. Ihre Rechte

Sie können uns eine Anfrage zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte per E-Mail an datenschutz@ctm-com.de oder per Post senden. Falls erforderlich, können wir weitere Informationen anfordern, um Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir auf Ihre Anfrage antworten.

10.1. Auskunftsrecht und das Recht, eine Kopie Ihrer persönlichen Daten zu erhalten

Sie haben das Recht, von uns Auskunft darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogenen Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, können Sie Auskunft über diese Daten sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten verlangen.

10.2. Recht auf Berichtigung Ihrer persönlichen Daten

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

10.3. Recht auf Widerruf der Einwilligung

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

10.4. Widerspruchsrecht

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck einzulegen.

10.5. Recht auf Löschung

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht gilt jedoch nicht uneingeschränkt. In bestimmten Fällen sind wir verpflichtet oder berechtigt, personenbezogene Daten weiterhin aufzubewahren, beispielsweise zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Bearbeitung von Beschwerden oder Streitigkeiten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10.6. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Während der Dauer der Einschränkung kann es sein, dass wir bestimmte Dienstleistungen nicht oder nur eingeschränkt erbringen oder Ihre Anfrage nicht vollständig bearbeiten können.

10.7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Zudem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder soweit dies technisch machbar ist, von uns direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, sofern

• die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

10.8. Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich zunächst an uns wenden, damit wir Ihr Anliegen prüfen und nach Möglichkeit klären können.

Unabhängig davon haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.

Die für Balcia Insurance SE zuständige federführende Aufsichtsbehörde ist die Staatliche Datenschutzinspektion der Republik Lettland (Datu valsts inspekcija):

Adresse: Elijas iela 17, Riga, LV-1050, Lettland
Website: www.dvi.gov.lv
E-Mail: pasts@dvi.gov.lv

Für Angelegenheiten im Zusammenhang mit unserer deutschen Niederlassung können Sie sich auch an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden:

Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Deutschland
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Telefon: +49 611 1408 0

Wenn Sie sich in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums aufhalten oder der mutmaßliche Verstoß dort erfolgt ist, können Sie sich auch an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde dieses Staates wenden. Eine Übersicht der europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie auf der Website des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA):

https://edpb.europa.eu

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